Pembentukan Kepanitiaan*
Dalam aktivitas sehari-hari sebenarnya tanpa disadari kita selalu melakukan sebuah sistem kepanitiaan. Meskipun kerja yang dilakukan oleh masing-masing komponen masyarakat kita tidak terkoordinir secara baik, proses kepanitiaan itu tetap berjalan dengan tertib (meskipun sekali waktu terjadi asinergis).
Sebagai contoh, pada saat ibu kita sedang menyiapkan sarapan pagi kita, ada tukang sayur yang menyediakan kebutuhannya, ada tukang minyak yang menyuplai bahan bakarnya, ada peran ayah kita yang memperbaiki kompornya, juga ada saudara-saudara kita yang membantunya di dapur, dan lain sebagainya. Ini sebenarnya menunjukkan kerja sebuah tim kepanitiaan, meskipun pembentukannya terjadi secara alamiah. Bahkan tanpa kita sadari sama sekali. Keberadaannya masing-masing komponen di dalamnya saling mendukung, saling menutupi kekurangan, dan saling memberi manfaat.
DEFINISI PANITIA
Secara lingustik, panitia diartikan sebagai kelompok orang yang ditunjuk atau dipilih untuk mempertimbangkan atau mengurus hal-hal yang ditugaskan kepadanya. Panitia disebut juga dengan komite (committee, Ing.) Sehingga panitia merupakan kumpulan individu yang ditunjuk oleh organisasi untuk melaksanakan tugas tertentu, dan akan dibubarkan apabila tugas itu telah selesai dilaksanakan.
Pembentukan panitia secara umum dimaksudkan untuk mekoordinasikan jalannya suatu program tertentu. Pembentukan panitia bertujuan untuk:
1. Menyebarkan informasi
2. Menghasilkan ide dan menyelesaikan masalah yang muncul
3. Membantu terciptanya koordinasi, komunikasi, dan kerjasama
4. Mengusulkan tindakan selanjutnya dan membuat keputusan sesuai dengan tugas dan wewenang yang diberikan oleh organisasi
Macam-macam panitia dikelompokkan menurut jenis, sifat, kerangka rujukan, ukuran, anggota, maupun tugas yang diembannya. Macam-macam panitia tersebut antara lain:
1. Panitia Tetap, dibentuk untuk memegang tanggung jawab atas persoalan-persoalan yang bersifat umum. Kepanitiaan ini bersifat kolektif.
2. Panitia Khusus, dibentuk untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu secara khusus, dan anggotanya dibatasi.
3. Panitia Kerja, bertugas melakukan penyelidikan maslah-masalah yang spesifik.
4. Panitia Perumus, bertugas merumuskan hasil suatu kegiatan seminar, diskusi, simposium, lokakarya, dll.
5. Panitia Kecil, merupakan bagian dari panitia yang lebih besar.
6. Panitia Bersama, anggotanya merupakan gabungan anggota berbagai organisasi yang berlainan.
7. Panitia Pengarah, anggotanya terdiri atas orang-orang ahli atau pejabat; bertugas memberikan pengarahan kepada panitia pelaksana.
8. Panitia Pelaksana, bertugas melaksanakan suatu kegiatan (terjun langsung ke lapang).
9. Panitia Pembantu, merupakan panitia kecil yang bertugas membantu panitia pelaksana.
Untuk membentuk sebuah kepanitiaan yang efektif perlu diperhatikan tiga faktor utama dalam sebuah kepanitiaan, yaitu:
1. Tugas
Sebagaimana tersebut di atas, keberadaan panitia dimaksudkan untuk melaksanakan tugas tertentu. Tugas tersebut dapat berasal dari pengurus organisasi yang bersangkutan atau pun amanah dari peraturan/tata tertib organisasi. Sebagai contoh, panitia perubahan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga oraganisasi, sebagai dasar penugasannya adalah keputusan Musyawarah Anggota sebagai forum tertinggi dalam organisasi.
Setiap pembentukan panitia tentu harus disertai dengan tugas yang jelas, karena trugas itulah yang akan dilaksanakan oleh panitia.
2. Pemimpin
Dalam kepanitiaan, pemimpin merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilannya. Betapapun hebatnya konfigurasi personil dalam kepanitiaan tidak akan mampu melaksanakan tugasnya dengan baik apabila pemimpinnya tidak mampu menjalankan tugas dan fungsinya.
Seorang pemimpin harus mampu mengendalikan ritme kerja kepanitiaan, memberikan motivasi kepada anggota panitia untuk menjalankan amanahnya sesuai pembagian kerja yang telah ditetapkan. Pemimpin adalah pengatur irama dan strategi kepanitiaan untuk menyelesaikan amanah yang diembannya secara cepat dan tepat.
3. Anggota
Sebagaimana pemimpin, keberadaan anggota juga sangat menentukan keberhasilan suatu kepanitiaan. Anggota yang memiliki pengetahuan, keahlian (skill), dan kemampuan (capability) yang sesuai dengan kebutuhan akan menunjang kerja tim kepanitiaan.Di samping itu, dalam kepanitiaan anggota juga harus mampu menjalin kerjasama dengan baik, karena hakikat kepanitiaan adalah sebuah tim kerja.
Ä Pelindung, yaitu pimpinan tertinggi dari lembaga yang memayungi organisasi penyelenggara kegiatan.
Ä Penasihat, yaitu tokoh atau pejabat dalam lembaga yang berhubungan secara langsung dengan organisasi penyelenggara kegiatan. Penasihat diharapkan dapat memberi masukan dan pertimbangan atas pelaksanaan kegiatan.
Ä Penanggung jawab, yaitu ketua organisasi penyelenggara kegiatan; berfungsi sebagai penanggung jawab umum atas segala aktivitas organisasi.
Ä Panitia Pengarah, beranggotakan pengurus/pejabat organisasi atau orang-orang yang ahli; bertugas memberikan pengarahan kepada panitia pelaksana.
Ä Panitia Pelaksana, bertugas mengorganisir pelaksanaan kegiatan (terjun langsung ke lapang secara teknis operasional).
Kebenaran yang tidak terorganisir akan terkalahkan oleh kebathilan yang terorganisir.
(Sayyidina Ali ra.)