Pembuatan Proposal Kegiatan[1]
Oleh: M. Khoirul Umami[2]
Dalam rangka menyambut datangnya Tahun Baru 1423 Hijriyah, Unit Aktivitas Kerohanian Islam (UAKI) Universitas Brawijaya menyelenggarakan kegiatan Lomba Anak Sholih (LAS). Untuk kegiatan ini, pengurus telah membentuk suatu kepanitiaan yang diketuai oleh Sdr. Nana. Karena ini merupakan tugas pertama bagi mereka, sebelum bekerja mereka mencoba mendiskusikan terlebih dulu tentang langkah-langkah yang aikan dilakukan setelah terbentuknya kepanitiaan. Salah satu hal yang didiskusikan adalah tentang proposal kegiatan. Mereka tampak serius sekali membahas apa itu proposal? Gunanya untuk apa? Bentuknya seperti apa? Strukturnya bagaimana?
Begitulah mereka sibuk mendiskusikannya sampai larut malam. Dan akhirnya mereka sepakat dengan kesimpulan diskusi itu. Maka pagi harinya mereka mulai lagi mendiskusikan segala persiapan teknis maupun non teknis yang lain demi lancarnya kegiatan itu.
IDENTIFIKASI
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, proposal diartikan sebagai suatu rancangan yang dituangkan dalam bentuk rencana kerja. Sehingga proposal kegiatan merupakan suatu usulan atas suatu kegiatan tertentu yang berisi informasi pokok yang berhubungan dengan kegiatan yang diusulkan tersebut.
Secara umum proposal kegiatan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang suatu kegiatan, beserta langkah-langkah yang perlu dilakukan (jadwal kerja) untuk kesuksesan kegiatan tersebut.
FUNGSI PROPOSAL KEGIATAN
Setiapa apa yang dilakukan oleh suatu kepanitiaan tentulah memiliki manfaat yang nyata bagi jalannya kegiatan yang dilaksanakan. Begitu pula pembuatan proposal kegiatan . Proposal kegiatan berfungsi sebagai:
1. Pedoman bagi panitia
2. Tanda resmi/sahnya kegiatan
3. Media informasi
4. Acuan penggalangan dana
STRUKTUR PROPOSAL KEGIATAN
Sesuai dengan fungsinya sebagaimana tersebut di atas, sebuah proposal kegiatan seharusnya dapat menggambarkan suatu kegiatan dalam bentuk tulisan. Untuk itu, diperlukan kreativitas dari masing-masing panitia, bagaimana menuangkan ide serta memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya tentang kegiatan yang direncanakan.
Untuk masing-masing kegiatan yang berbeda diperlukan struktur proposal yang berbeda pula. Sebagai contoh, proposal kegiatan seminar nasional tentu berbeda dengan proposal Lomba Anak Shalih, atau proposal PPKD.
Contoh struktur proposal kegiatan yang paling sederhana adalah sebagai berikut:
1. Latar Belakang
Latar belakang berisi tentang kondisi saat ini yang melatarbelakangi diadakannya sebuah kegiatan. Fenomena-fenomena yang timbul dari hasil penginderaan dan pemikiran dapat dituangkan dalam bagian ini. Di samping itu, juga dapat dituliskan tentang langkah-langkah responsif atas fenomena-fenomena tersebut.
2. Nama
Nama harus dibuat sesingkat dan semenarik mungkin agar mudah diingat. Di samping itu juga harus mencerminkan kegiatan yang diadakan.
3. Tema
Seperti halnya nama, tema juga harus singkat dan menarik. Tema dibuat mengacu pada nama, tujuan, sasaran, dan target dari kegiatan yang diadakan.
4. Landasan
Landasan kegiatan merupakan dasar konstitusional diadakannya kegiatan. Biasanya adalah UUD 45 (pasal berapa), GBHN (tentang apa), Program Kerja Organisasi, dan yang biasa digunakan oleh aktivis muslim yaitu: Al Quran dan As Sunnah.
5. Tujuan
Tujuan yang dimaksudkan di sini adalah tujuan diadakannya kegiatan. Tujuan ini dapat disimpulkan dari latar belakang kegiatan atau kondisi yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan.
6. Target
Target adalah hasil yang ingin dicapai (mencerminkan kondisi yang diharapkan). Target ini dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Secara kuantitaatif, misalnya jumlah peserta, sedangkan secara kualitatif misalnya: pemahaman peserta, sikap, sifat, prestasi, dsb.
7. Sasaran
Sasaran adalah peserta, partisipan, atau objek dari kegiatan yang diadakan.
8. Bentuk
Bentuk kegiatan ini disusun sesuai dengan tujuan, target, dan sasaran dari kegiatan.
9. Waktu dan Tempat
Menunjukkan waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
10. Susunan Panitia
Menunjukkan susunan panitia kegiatan secara lengkap, meliputi: pelindung, penasihat, penanggung jawab, panitia pengarah, dan panitia pelaksana.
11. Susunan Acara
Susunan Acara menunjukkan kronologis acara yang direncanakan.
12. Rencana Anggaran Dana
Menunjukkan rencana alokasi dana beserta rencana pemasukannya.
Catatan :
1. Penetapan latar belakang, nama, tema, landasan, tujuan, target, sasaran, dan bentuk kegiatan biasanya dilakukan oleh panitia pengarah.
2. Selain proposal kegiatan, sebagai kelengkapan pelaksanaan kegiatan perlu juga dibuat standar evaluasi keberhasilan kegiatan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Be a creative person