3 Maret 2022

SISTEM ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

Kam, 3 Maret 2022 Dibaca 6x SI ADM UMUM DAN KEUANGAN

Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Administrasi Umum

Melakukan
tugas urusan tata usaha, surat menyurat, keuangan, kepegawaian,
perlengkapan, rumah tangga, keamanan, kebersihan, transportasi dan
umum, hubungan masyarakat, promosi dan publikasi. Dalam menjalankan
fungsinya Kepala BAU dibantu oleh Kepala Sub Bagian Sumber Daya Manusia,
Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepala Sub
Bagian Kerjasama dan Marketing

Tugas Bagian Keuangan

Bagian
Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag), berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh dua orang Staf yaitu:

Pelaksana Bagian Informasi Umum dan Keuangan
Staff Keuangan

Tugas Kepala Sub Bagian Keuangan:

Pelaksanaan
penyusunan dan pembahasan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT)
Mengoreksi
kuitansi pembayaran dan operasional SDN 84 WATANG CENRANA dan bukti penarikan cek,
mengajukan persetujuan pembayaran kepada pejabat yang berwenang.
Mengoreksi laporan penerimaan dan pengeluaran kas kecil per bulan.
Membuat laporan SPT (Surat Pemberitahuan) masa (bulanan) untuk PPh (Pajak Penghasilan) yang sudah dibayar.
Membuat laporan SPT tahunan PPh 21 dan PPh Badan.
Mengentri kwitansi dan bukti pengeluaran kedalam program akuntansi keuangan/SIMKeu.
Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran per program Studi per kegiatan.
Membuat laporan keuangan (Neraca dan rugi laba).
Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran SDN 84 WATANG CENRANA per bulan dan tahunan.
Mengarsipkan semua kwitansi dan bukti pengeluaran berikut laporannya per bulan.
Membuat daftar rincian pembayaran honor dosen dan gaji karyawan per bulan.
Mengecek
proposal/anggaran kegiatan dari program studi
Mengecek dan meneliti permintaan pembayaran sesuai RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan).
Memproses ajuan dana dari sekolah.
Mengumpulkan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam rangka penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT).
Mengawasi rekening koran per bulan.
Menginput data biaya pendidikan/plafon kedalam program SIMKeu (Sistem Informasi Manajemen Keuangan).
Melaporkan
pelaksanaan kegiatan sesuai program kerja secara berkala bulanan,
semesteran, dan tahunan kepada Kepala sekolah SDN 84 WATANG CENRANA
Membuat kwitansi penerimaan dan pengeluaran.

Tugas Bagian Kepegawaian

Bagian
Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag), berada dibawah
dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh Satu orang Staf yaitu Pelaksana Urusan Administrasi / Ketatausahaan Kepegawaian
Tugas Kepala Sub Bagian Kepegawaian:
- Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kepegawaian dan pengembangan sumberdaya manusia;
- Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemberhentian, dan pemensiunan;
- Mengkoordinasi pelaksanaan sistem evaluasi kinerja;
- Merencanakan pengembangan karier, (tugas belajar, diklat teknis, diklat fungsional, dan struktural);
- Menyediakan dukungan teknis pelaksanaan pembinaan dan tindakan penertiban aparatur;
- Memelihara dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian;
- Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian dan pengembangan sumberdaya manusia;
- Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;
- Memproses
  penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
  jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
  Tetap/Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti;
- Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai;
- Memproses
  SK jabatan struktural dan fungsional, surat keputusan mengajar, surat
  keputusan penetapan jabatan fungsional, dan tugas tambahan dosen;
- Memproses pelanggaran disiplin pegawai;
- Memproses karpeg, kenaikan gaji, kenaikan pangkat, mutasi, cuti, dan asuransi dosen/karyawan;

Tugas Bagian Umum dan Perlengkapan

Bagian
Umum dan Perlengkapan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (KaSubbag),
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi
Umum.
Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh satu orang Staf yaitu:

Pelaksana Urusan Administrasi Perlengkapan Sarana dan Prasarana

Tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan:

Membuat Konsep Surat yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Mengkoordinasikan urusan ketatausahaan, Kebersihan, Keamanan, Transportasi.
Menyelia kearsipan dilingkungan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan.
Mempersiapkan
lembar usulan kegiatan ke masing-masing unit kerja sebagai bahan
penyusunan RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan).
Mendistribusikan pengesahan/persetujuan RKAT kepada pejabat yang berwenang untuk kelancaran pelaksanaan operasionalnya.
Merencanakan kegiatan pengadaan barang dan ATK (Alat Tulis Kantor).
Menyiapkan ruang dan peralatan untuk rapat, kuliah dan kantor.
Mengontrol inventarisasi dan pelaporan barang (ATK) bulanan dan tahunan.
Mengusulkan bahan habis pakai (ATK) dan Kebutuhan Rumah Tangga kepada Kepala Bagian Administrasi Umum (BAU).
Mengkoordinir tenaga keamanan, kebersihan dan supir.
Mengurus administrasi perlengkapan rumah tangga SDN 84 WATANG CENRANA.
Menyusun, merencanakan, melaksanakan perhitungan kebutuhan sarana penunjang.
Mengkoordinasikan pengadaan dengan petugas panitia pengadaan barang/inventaris.
Membuat daftar inventarisasi sarana dan daftar Kartu Inventaris Ruangan (KIR) milik SDN 84 WATANG CENRANA.
Membuat inventarisasi dan laporan barang (inventaris) secara berkala (bulanan, semesteran dan tahunan).
Membantu pelaksanaan urusan pengawasan dan inventarisasi dokumen pembelian sarana perlengkapan.
Membuat jadwal pemeliharaan barang inventaris di lingkungan Sekolah SDN 84 WATANG CENRANA.
Mengontrol pemberian nomor inventarisasi sarana/alat-alat perlengkapan/barang-barang sesuai petunjuk atasan.
Membuat urusan administrasi pemakaian barang-barang perlengkapan dalam lingkungan SDN 84 WATANG CENRANA.
Mengontrol
administrasi kebutuhan-kebutuhan sarana prasarana dan perlengkapan
rumah tangga dan mengusulkan pengadaannya kepada atasan.
Membuat
buku pencatatan perlengkapan barang, pencatatan barang habis pakai,
pemutakhiran data barang dan tempat penyimpanan barang.
Melakukan perbaikan kerusakan sarana dan prasarana di lingkungan SDN 84 WATANG CENRANA.
Melayani
permintaan penambahan, perbaikan, dan perawatan perangkat-perangkat TI
(hardware) yang digunakan oleh pimpinan, karyawan dan siswa.
Merawat secara berkala untuk semua perangkat TI yang digunakan oleh pimpinan, karyawan dan siswa.
Menyiapkan
sarana TI untuk kegiatan-kegiatan akademik seperti seminar, pelatihan,
rapat, wisuda, dan perkuliahan (sebelum perkuliahan dimulai).
Mengawasi semua perangkat-perangkat TI terhadap informasi baik yang keluar atau masuk dalam hal maintenance.
Merawat secara berkala untuk perangkat-perangkat komputer yang ada.
Memperbaiki bilamana ada perangkat komputer yang rusak.
Mengecek
secara rutin setiap perangkat komputer yang digunakan di seluruh
ruang-ruang kelas (LCD (Liquid Crystal Display), CPU (Central Processing
Unit) & Laptop).
Memastikan setiap perangkat yang digunakan di ruang dalam kondisi baik dan siap digunakan, ½ jam sebelum jam kerja dimulai.
Mengajukan pengadaan alat-alat/komponen-komponen yang dibutuhkan untuk perbaikan perangkat keras.
Memasang dan mensosialisasikan protap pemakaian komputer dan LCD.
Merencanakan dan pemasangan/perbaikan PABx (Private Automatic Branch eXchange).
Merawat dan memperbaiki untuk seluruh jaringan yang ada.
Melaporkan
pelaksanaan kegiatan sesuai program kerja secara berkala (bulanan,
triwulan, semesteran dan tahunan) kepada Kepala BAU.
Mengkoordinasikan urusan Mecanical Electric.
Mendesign dan mencetak KTS (Kartu Tanda siswa) secara berkala.

Tugas Pelaksana Urusan Administrasi Perlengkapan Sarana dan Prasarana

Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan tujuan.
Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
Menyiapkan lembar disposisi surat masuk.
Menyiapkan blanko fotocopy.
Melayani permintaan bon ATK.
Membuat laporan dan inventarisasi stok barang ATK setiap bulan.
Membuat rekapitulasi usulan pembelian ATK.
Mencetak Kartu Tanda siswa.
Mengontrol pemakaian listrik, telepon dan PDAM.
Membuat nota dinas pembiayaan pengadaan barang dan jasa.
Membuat berita acara penerimaan barang dan jasa.
Melayani peminjaman barang inventaris sarana dan prasarana yang ada.
Mencatat dan menginventaris jumlah sarana dan prasarana yang ada.
Meyiapkan sarana IT untuk perkuliahan.
Memeriksa secara rutin sarana IT untuk perkuliahan.
Membuat SPK pengadaan barang/jasa.

Tugas Bagian Kemitraan dan Marketing (K&M)

Bagian
Kemitraan dan Marketing (K&M) dipimpin oleh Kepala Sub Bagian
(KaSubbag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian
Administrasi Umum.
Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag tidak dibantu oleh Staf

Tugas Kepala Sub Bagian Kemitraan dan Marketing (K&M):

Membuat daftar Kegiatan Kerja Sama Pendidikan PT tingkat Internasional dalam 3 thn terakhir.
Membuat daftar Kegiatan Kerja Sama Pendidikan PT tingkat Nasional dalam 3 thn terakhir.
Membuat dan merancang MoU dan MoA 3 thn terakhir.
Membuarat Laporan & Dokumen kerjasama kelembagaan dengan pemerintah.
Membuat laporan & Dokumen kerjasama kelembagaan dengan pihak swasta.
Membuat monitoring dan evaluasi kepuasan mitra kerjasama.
Membuat laporan monev pelaksanaan program mitra kerjasama dan rencana tindak lanjut.
Membuat formulir monev kerjasama.